Como criar um checklist eficiente e ser mais produtivo

5 etapas para criar um checklist eficiente e ser mais produtivo

Procrastinar e acumular tarefas é fácil quando não somos organizados. Entenda como resolver. Saiba como criar um checklist eficiente pode te ajudar a ser mais produtivo.

Você entende a importância do planejamento para a produtividade?

Vivemos em tempos de grande dispersão. Recebemos todos os dias uma enxurrada de informações, temos diversos afazeres e apenas 24 horas no dia. Tudo isso deixa nossa relação com o relógio bastante complexa.

Por isso, organizar nosso tempo com planejamento e ferramentas que ajudem a otimizar os processos se torna fundamental.

A importância das listas para a maior produtividade

Riscar a última tarefa de uma lista de afazeres é muito gratificante. E, se a sensação de alívio já não bastasse, ainda temos outros benefícios com essa prática.

Criar um checklist nos ajuda a organizar nossas ideias, aproveitar melhor o tempo, a lembrar de compromissos e a realizar mais e melhor.

Não é a toa que grande parte das empresas utiliza de protocolos como estes para validar, fiscalizar produtos e serviços e garantir que todas as etapas foram realizadas.

Contudo, em termos de produtividade ainda temos muito o que crescer. No Brasil produzimos 5 vezes menos que os americanos e 4 vezes menos que os alemães. E isso tem impactado negativamente nossos negócios.

O motivo? Não é nenhuma novidade. Exemplos destes desperdícios estão por todos os lados. Perdemos tempo com reuniões sem pauta, decisões que são tomadas com dados incompletos, procurando documentos, entre outras coisas mais que insistimos em fazer sem antes criar um checklist.

Dicas para criar um checklist eficiente

Apesar de ser um instrumento indispensável, criar um checklist exige alguns cuidados para que na prática o processo se torne eficiente. Veja a seguir 5 etapas que não podem faltar no seu planejamento.

1# Defina o seu objetivo e tenha um plano

Seja um simples compromisso que não pode ser esquecido ou uma tarefa que te levará a concluir um grande projeto, não importa, ter um objetivo claro em mente deve ser o seu ponto de partida. Ele funcionará como um fio condutor de todas as outras tarefas.

Uma vez estabelecido o objetivo é hora de criar as tarefas. Garanta que elas sejam pequenas, realizáveis e alcançáveis com prazo fixo.

2# Avalie a relevância de cada atividade

Perder tempo com atividades pouco relevantes é um grande inimigo de quem busca aumentar a produtividade no dia a dia. Para vencer este desafio ao criar um checklist avalie se as tarefas que decidiu incluir nele são realmente importantes. Nesta revisão mantenha os tópicos que agreguem de alguma forma e remova as tarefas desnecessárias. Mantenha seu foco e estabeleça uma sequência de afazeres.

3# Crie um checklist a prova de erros

O checklist é um instrumento de preparação para muitas atividades, podendo levá-las ao sucesso ou ao fracasso. Cair no erro ė fácil quando se tem processos burocráticos, tarefas manuais, dados não padronizados e excesso de papel. Fuja destes vilões usando a tecnologia a seu favor. Hoje o mercado oferece excelentes ferramentas online para a criação de checklists e formulários, como o Coletum, por exemplo. Com ele é possível listar tarefas e acompanhar o andamento dos processos a longo prazo, com informações georreferenciadas e em tempo real.

4# Libere espaço na agenda para suas atividades

Colecionar uma lista de afazeres inacabados é outro erro comum na criação de checklists. Afinal, abandonar o barco no meio do caminho fica fácil quando ao nosso redor estamos cercados de eventos não previstos e atividades que podem tirar a nossa concentração. Vença esse desafio realizando pequenas tarefas, cumprindo uma de cada vez. Estabeleça prazos, valide seu checklist de tempos em tempos e revise se tudo está funcionando conforme seus objetivos. Essa manutenção te força a se organizar para abrir espaço no seu dia para incluir essas agendas. Quando se tem controle sobre o seu cronograma tudo fica mais fácil.

5# Maximize o poder dos seus dados

Criar um checklist eficiente tem muito a ver com os dados que serão utilizados para alimentá-lo. E essa é outra vantagem que se tem ao criar um checklist em uma plataforma virtual. Com elas é possível validar as informações inseridas anexando documentos e imagens a estes formulários. O que garante mais segurança e qualidade aos processos. Além disso, é possível também compartilhar estes dados com outros membros da equipe, e ainda se manter no controle, certificando que tudo foi realizado, no local correto e no prazo estabelecido.

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